KM เป็นกรบวนการที่ประกอบไปด้วยการสร้าง รวบรวมข้อมูลป็นความรู้กระจายข้อมูลต่างๆ เหล่านั้นมาใช้ KM เป็นสิ่งที่อยู่กับเรามานานแล้ว และผู้ที่ใช้ข้อมูลต่างๆ เหล่านั้นได้แก่ นักปรัชญา พระ อาจารย์ นักการเมืองต่างๆ เป็นต้น สำหรับองค์ KM อาจเป็นข้อมูลที่เกี่ยวกับความจริง กฎระเบียบต่างๆ โมเดล และแนวคิดที่ช่วยในการตัดสินใจในแต่ละวัน ในทุกระดับขององค์กร อย่างไรก้ตาม ไม่ใช่ว่าทุกข้อมูลที่องค์กรมีอยู่ จะถือว่าเป็นความรู้ที่เป็นทรัพย์สิน ดังนั้น ข้อมูลที่เป็นความรู้ได้นั้นจำเป็นต้องผ่านการวิเคราะห์มากมาย.